Μια γρήγορη λίστα ελέγχου για το πόσο χρόνο πρέπει να φυλάσσεται τα έγγραφα + Τι να τεμαχίσουν
Το χαρτί είναι ένας πόνος και η διαχείριση ενός συστήματος αρχειοθέτησης στο σπίτι μπορεί να είναι ένα drag, αλλά κάποια έγγραφα που πραγματικά πρέπει να κρεμάσετε επειδή δεν ξέρεις ποτέ πότε θα τα χρειαστείς. Εδώ είναι ένα αστάρι για το πόσο καιρό για να κρατήσει τα έγγραφα και όταν τελειώσετε μαζί τους, ποιες πρέπει να αποκόψετε. Αυτό θα πρέπει να χρησιμεύει ως οδηγός γρήγορης αναφοράς για τη δημιουργία και τη διατήρηση ενός λειτουργικού συστήματος αρχειοθέτησης στο σπίτι.
Κατ 'αρχάς, σκεφτείτε να μειώσετε την ποσότητα χαρτιού που λαμβάνετε και θα καταλήξετε να χρειαστεί να αποκόψετε ή να αρχειοθετήσετε λιγότερα.
Αυτό σημαίνει να απαλλαγείτε από την ανεπιθύμητη αλληλογραφία, να εγγραφείτε σε λογαριασμούς ηλεκτρονικού χρήματος και να μην δέχεστε φυλλάδια, κουπόνια που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ, ή άλλο εφέ που νιώθετε σαν να πρέπει να κρεμάσετε, όταν ξέρετε ότι πραγματικά δεν το κάνετε.
Εάν αγωνίζεστε πραγματικά με ακαταστασία χαρτιού στο σημείο όπου αισθάνεστε ότι μπορείτε να το αποθησαύσετε , απευθυνθείτε σε επαγγελματίες που μπορούν να σας καθοδηγήσουν στη διαδικασία decluttering.
Το δεύτερο βήμα είναι να βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει ένα καλό σύστημα διαχείρισης αλληλογραφίας . Όσο πιο αποτελεσματικά χειρίζεστε την αλληλογραφία που έρχεστε, τόσο λιγότερο συχνά θα πρέπει να κάνετε μια μεγάλη συνεδρίαση αρχειοθέτησης / τεμαχισμού / ανακύκλωσης.
Εγκαταστήστε ένα ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης
Η απαλλαγή από την αρχειοθέτηση του χαρτιού σας με τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού συστήματος αρχειοθέτησης θα σας εξοικονομήσει χώρο και θα σας απαλλάξει από τη συσσώρευση χαρτιού. Αυτή είναι μια νίκη. Σήμερα, το ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης έχει πολύ νόημα. Για να ξεκινήσετε, χρειάζεστε ένα σαρωτή και έναν χώρο αποθήκευσης των αρχείων σας, ενός συστήματος φακέλων σε έναν υπολογιστή ή στο σύννεφο και έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο.
Ορίστε γενικούς φακέλους για διαφορετικούς τύπους εγγράφων (παραδείγματα: νοικοκυριό, φόροι, αυτοκίνητο, πιστοποιητικά γέννησης κ.λπ.) Δεν χρειάζεται να πάρετε υπερβολικά ακριβείς πληροφορίες σχετικά με την αποθήκευση εγγράφων, καθώς μπορούν να αναζητηθούν ηλεκτρονικά συστήματα αρχειοθέτησης.
Στη συνέχεια, σαρώστε κάθε έγγραφο και αποθηκεύστε το σε ένα φάκελο σύμφωνα με τα περιεχόμενα.
Κρατώντας αντίγραφα σημαντικών εγγράφων
Για τα εξαιρετικά σημαντικά σας έγγραφα, οι ειδικοί συμβουλεύουν να διατηρούν αντίγραφα.
Αυτό μπορεί να σημαίνει να κρατάτε ένα αντίγραφο στο cloud storage σας και ένα άλλο σε σκληρό δίσκο. Θα μπορούσε επίσης να σημαίνει ότι κρατάτε ένα αντίγραφο στην ηλεκτρονική αρχειοθέτησή σας και ένα αντίγραφο σε ένα πυρίμαχο χρηματοκιβώτιο.
Αποθηκεύστε τα Έγγραφα αυτά για πάντα
Αυτά τα έγγραφα θα πρέπει να αποθηκεύονται για πάντα:
Ακαδημαϊκά αρχεία - Διπλώματα, μεταγραφές και οποιαδήποτε εργασία χαρτοφυλακίου που μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο μέλλον κατά την υποβολή αίτησης για εργασία.
Έγγραφα υιοθεσίας
Πιστοποιητικά βαπτίσματος
Πιστοποιητικά Γέννησης
Πιστοποιητικά θανάτου - Μπορεί να χρειαστούν για φορολογικούς σκοπούς.
Άδειες οδηγού
Εγγραφές εργασίας - Οποιεσδήποτε ρήτρες, συμφωνίες, πειθαρχικά αρχεία και αναθεωρήσεις απόδοσης.
Πιστοποιητικά γάμου
Ιατρικά αρχεία
Στρατιωτικά αρχεία
Διαβατήρια
Τα συνταξιοδοτικά και τα συνταξιοδοτικά αρχεία
Κάρτες κοινωνικής ασφάλισης
Wills
Αποθηκεύστε για μικρότερη χρονική περίοδο
Αυτά τα έγγραφα μπορείτε να αγγίξετε τόσο συχνά όσο μηνιαία ή εβδομαδιαία:
Καταστάσεις τραπεζών - 1 μήνα
Λογαριασμοί - 1 έτος για οτιδήποτε φόρο ή εγγύηση που σχετίζονται, όλοι οι υπόλοιποι λογαριασμοί θα πρέπει να τεμαχιστεί αμέσως μόλις έχουν καταβληθεί.
Λογαριασμοί Πιστωτικών Καρτών - Τραβήξτε αμέσως όταν πληρώσετε.
Έντυπα βελτίωσης στο σπίτι - Διατηρείται μέχρι να πωληθεί στο σπίτι.
Εγγραφές επενδύσεων - 7 χρόνια μετά την ολοκλήρωση του λογαριασμού ή την πώληση της ασφάλειας.
Μισθώσεις - Κρατήστε μέχρι να μετακομίσετε και να λάβετε την προκαταβολή σας από τον ιδιοκτήτη.
Paychecks / Pay Stubs - 1 χρόνος μέχρι να λάβετε το W-2 σας
Έσοδα από πωλήσεις - Διατηρήστε τη διάρκεια της εγγύησης. Προφανώς, αυτό ισχύει μόνο για μεγάλες αγορές, όπως συσκευές και ηλεκτρονικά. Συνήθως κρατώ αποδείξεις για πράγματα όπως παντοπωλεία και ρούχα μόνο εφόσον γνωρίζω ότι δεν θα χρειαστώ την απόδειξη για επιστροφή.
Φορολογικά Έγγραφα - 7 χρόνια συμπεριλαμβανομένης της κατάθεσης σας και όλων των συνοδευτικών εγγράφων, όπως W-2s και αποδείξεις.
Αρχεία οχήματος - Διατηρήστε μέχρι να πωληθεί πλοίο, αυτοκίνητο ή μοτοσικλέτα.
Πώς να απαλλαγείτε από τα έγγραφα
Τα τεμαχισμένα έγγραφα είναι ο κύριος τρόπος για να προστατευθείτε από την κλοπή ταυτότητας. (Διαβάστε τη συνέντευξή μου στον εμπειρογνώμονα ασφαλείας Jay Foley σχετικά με τον τρόπο προστασίας από την κλοπή ταυτότητας). Αναρωτιέστε τι να σπάσει; Ο γενικός κανόνας είναι οτιδήποτε με τις ακόλουθες πληροφορίες θα πρέπει να τεμαχιστούν: αριθμοί λογαριασμών, ημερομηνίες γέννησης, πατρικό όνομα, κωδικοί πρόσβασης και καρφίτσες, υπογραφές και αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης.
Και πάλι, αυτοί δεν είναι κακοποιούς.
Εδώ είναι τα βασικά:
Εάν τα έγγραφα εξακολουθούν να είναι "ενεργά", δηλαδή, πρέπει να τα κρατήσετε για αναφορά και να δημιουργήσετε ένα απλό σύστημα αρχειοθέτησης στο σπίτι. Αυτό σημαίνει την κατάθεση εγγράφων ανά θέμα και, στη συνέχεια, το τεμαχισμό όταν δεν χρησιμοποιούνται πλέον.
Τι έγγραφα πρέπει να τεμαχίσουμε
Εάν τελειώσετε με αυτά τα έγγραφα και δεν τα χρειάζεστε πλέον, εδώ τι να τεμαχίσετε (οτιδήποτε άλλο - όπως χαρτιά - μπορείτε να ανακυκλώσετε μόνο).
Παραλαβές ΑΤΜ
Δηλώσεις τραπεζών
Πιστοποιητικά γέννησης
Ακυρωμένοι και ακυρωμένοι έλεγχοι
Πιστωτικές κάρτες
Πιστωτικές εκθέσεις
Άδειες οδηγού (έληξε)
Έγγραφα εργασίας που έχουν κάποια αναγνώριση
Έχουν εκδοθεί διαβατήρια και θεωρήσεις
Λογαριασμός επενδύσεων #s
Νόμιμα έγγραφα
Συναλλαγές επενδύσεων, μετοχών και ακινήτων
Στοιχεία με υπογραφή (μισθώσεις, συμβάσεις, επιστολές)
Ετικέτες αποσκευών
Ιατρικά και οδοντιατρικά αρχεία
Έγγραφα με αριθμό κοινωνικής ασφάλισης
Κωδικοί ή αριθμοί PIN
Πληρώστε παγίδες
Προεγκεκριμένες αιτήσεις πιστωτικών καρτών
Έσοδα με αριθμούς λογαριασμών ελέγχου, αριθμούς πιστωτικών καρτών ή άλλες πληροφορίες ταυτοποίησης
Φορολογικά έντυπα
Μεταγραφές με στοιχεία ταυτοποίησης σχετικά με αυτά
Ταξιδιωτικά δρομολόγια
Χρησιμοποιημένα αεροπορικά εισιτήρια
Χρεώσεις υπηρεσιών (τηλέφωνο, αέριο, ηλεκτρικό, νερό, καλωδιακή τηλεόραση, Internet)
Βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει ένα ευέλικτο σύστημα αρχειοθέτησης για να διατηρήσετε αυτά τα έγγραφα υπό έλεγχο και να τα αποκόψετε όταν δεν είναι πλέον απαραίτητα.
Οτιδήποτε σχεδιάζετε να διατηρείτε πρέπει να ενεργεί, να οργανώνεται και να κατατίθεται. Μου αρέσει το σύστημα αρχειοθέτησης στο σπίτι μου.