Πώς να διαχειριστείτε την αλληλογραφία σας σε 5 βήματα

Η εκμάθηση του τρόπου διαχείρισης της αλληλογραφίας σας είναι μια εκπληκτικά αποθαρρυντική οργάνωση επειδή δεν μπορείτε απλά να οργανώσετε οπτικά μηνύματα, πρέπει να διαβάσετε και να αγγίξετε κάθε έγγραφο για να το αρχειοθετήσετε ή να το απορρίψετε. Η καλύτερη διαδρομή για μια σταθερή διαχείριση είναι να μειώσετε την ποσότητα χαρτιού που έρχεται στο σπίτι σας. Διαβάστε παρακάτω για τον τρόπο διαχείρισης της αλληλογραφίας σε τέσσερα βήματα.

• 01 από 05

  Τοποθετήστε το ανεπιθύμητο

  Μειώστε το ποσό της αλληλογραφίας που λαμβάνετε σταματώντας την ανεπιθύμητη αλληλογραφία εισροής.

  Ορκίζομαι αν χάσω ποτέ, ο κατάλογος J Crew θα με βρει πρώτο. Η μείωση της ποσότητας ανεπιθύμητης αλληλογραφίας που λαμβάνετε θα μειώσει τον χρόνο που αφιερώνετε στη διαχείριση της αλληλογραφίας σας. Λιγότερο ταχυδρομείο = λιγότερος χρόνος.

  Μπόνους: Είναι καλό για το περιβάλλον.

• 02 του 05

  Προγραμματίστε

  Οι περισσότεροι άνθρωποι ταξινομούν μέσω ταχυδρομείου ενώ περπατούν στην πόρτα μετά την εργασία και συχνά σταματούν στη μέση για να βάλουν μακριά το παλτό τους ή να στρέψουν την προσοχή τους στο τι είναι για δείπνο. Αντισταθείτε στην ανάγκη να διαχειριστείτε το ταχυδρομείο μέχρι να έχετε το χρόνο και την προσοχή να δώσετε σε αυτό το έργο.

  Αιτιολογικό:

  1. Αν ταξινομείτε στο δρόμο σας στην πόρτα, πιθανότατα δεν είστε διατεθειμένοι να διαχειριστείτε το ταχυδρομείο σας την εποχή εκείνη. Χρειάζεστε τα σωστά εργαλεία (παρακάτω) και την προσοχή για να αποφασίσετε πώς να χρησιμοποιήσετε ή να απορρίψετε κάθε κομμάτι.
  2. Ποτέ μην αγγίζετε ένα κομμάτι χαρτί περισσότερο από μία φορά, αν δεν έχετε πάρα πολύ. Αυτό κάνει τη διαχείριση χαρτιού τόσο εξαντλητική: πρέπει να την διαβάσετε κάθε φορά! Περιμένετε έως ότου είστε έτοιμοι να διαχειριστείτε και να απορρίψετε.

  Προγραμματίστε την ώρα είτε κάθε μέρα είτε μία φορά την εβδομάδα για να οργανώσετε την αλληλογραφία σας.

• 03 του 05

  Εργαλεία

  Έχετε τα σωστά εργαλεία για να απορρίψετε, να ανακυκλώσετε ή να απαντήσετε στο ταχυδρομείο σας.

  Τίποτα δεν φανταχτερό, αλλά έχετε τα ακόλουθα στο χέρι:

  1. Τεμαχιστής - Οποιαδήποτε πληροφορία προσδιορισμού πέρα ​​από το όνομα και τη διεύθυνσή σας πρέπει να τεμαχιστεί αμέσως.
  2. Κάδος ανακύκλωσης - Τα περισσότερα μηνύματα μπορούν να ανακυκλωθούν αμέσως (σκεφτείτε: κουπόνια, φυλλάδια, ανακοινώσεις).
  3. Σύστημα αρχειοθέτησης και ημερολόγιο - Για το μήνυμα πρέπει να αναλάβετε δράση είτε αμέσως είτε στο μέλλον.

  Με "στο χέρι", εννοώ πραγματικά στο χέρι. Μην έχετε τον θραυστήρα και τον κάδο ανακύκλωσης σε ξεχωριστά δωμάτια. Διαχειρίζομαι την αλληλογραφία μου που στέκεται πάνω από τον κάδο ανακύκλωσης και τον τεμαχιστή και έπειτα φέρνω την αλληλογραφία που χρειάζομαι για να αναλάβω δράση στο γραφείο μου, όπου έχω το ημερολόγιό μου και ένα σύστημα αρχειοθέτησης γραφείου που έχει ρυθμιστεί. Σας συνιστώ ένα ξεχωριστό κουτί γραφείου κορυφής, καθώς και ένα γραφείο αρχειοθέτησης για την οργάνωση ταχυδρομείου.

• 04 του 05

  Δημιουργία συστήματος

  Υπάρχουν 3 'τελικά παιχνίδια' για κάθε κομμάτι αλληλογραφίας:

  1. Ενέργεια - Αλληλογραφία πρέπει να αναλάβετε δράση αμέσως ή τελικά. Αυτό το είδος αλληλογραφίας θα αναλυθεί σε άλλες κατηγορίες όπως αρχειοθέτηση / αναφορά, απάντηση, δράση κ.λπ.
  2. Ανακύκλωση - Ανεπιθύμητη αλληλογραφία που δεν έχει αξία για εσάς και δεν περιέχει πληροφορίες για την αναγνώρισή της πέρα ​​από το όνομά σας.
  3. Αποκοπή - Οποιοδήποτε κομμάτι αλληλογραφίας που έχει πληροφορίες ταυτοποίησης πάνω του πέρα ​​από το όνομα και τη διεύθυνσή σας. Αυτό θα περιλάμβανε αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, ημερομηνίες γέννησης, προσφορές πιστωτικών καρτών κ.λπ. Δεν είστε σίγουροι αν πρέπει να ανακυκλώσετε ή να τεμαχίσετε; Δείτε τι να αποκόψετε και να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με την κλοπή ταυτότητας: Πώς να προστατευθείτε από την κλοπή ταυτότητας.

• 05 του 05

  Κρατήστε σε αυτό

  Με λίγους τρόπους φροντίζω να τη διατηρήσω:

  • Κάθε Μαύρη Παρασκευή (αυτή είναι η μέρα μετά την Ημέρα των Ευχαριστιών) ενώ όλοι οι άλλοι είναι εκτός αγορών, συγκεντρώνω όλους τους καταλόγους που δεν θέλω πλέον να λαμβάνω και τους καλώ να ακυρώσουν.
  • Ακολουθήστε την εβδομαδιαία οργάνωση ρουτίνας , όπου διαχειριζόμαστε την αλληλογραφία σε εβδομαδιαία βάση.
  • Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για το πώς διαχειρίζομαι μηνύματα σε καθημερινή βάση.