Ξεφορτωθείτε την ακαταστασία χαρτιού: 5 κοινά λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Οι προσπάθειές σας για την εξάλειψη της συσσώρευσης χαρτιού συχνά τείνουν να αποτυγχάνουν; Ή μήπως είστε υπερβολικά συγκλονισμένοι από την τεράστια ποσότητα χαρτιών στο γραφείο σας για να δοκιμάσετε; Μπορεί να κάνετε κάποια κατανοητά, αλλά αυτο-σαμποτάρχα λάθη. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς μπορείτε να αποφύγετε τα πιο συνηθισμένα λάθη που κάνουν οι άνθρωποι όταν διαχειρίζονται τη συσσώρευση χαρτιού.

1. Μη εξαλείφοντας τις δηλώσεις χαρτιού

Μπορεί να χρειαστεί να πάρετε κάποιους λογαριασμούς με τον παλιομοδίτικο τρόπο, αλλά οι περισσότερες επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας διευκολύνουν τη μετάβαση στη χρέωση χωρίς χαρτί.

Ενώ είστε σε αυτό, δείτε πού αλλού μπορείτε να μειώσετε την περίσσεια χαρτιού. Αν λάβετε καταλόγους που δεν βλέπετε ποτέ, πάρτε μερικά λεπτά για να επικοινωνήσετε με τις εταιρείες και να ζητήσετε να αφαιρεθούν από τις λίστες τους. Αν εγγραφείτε σε πολλά περιοδικά και εφημερίδες, σκεφτείτε ποια από αυτά προτιμάτε να διαβάσετε και ποια από αυτά δεν θα σας πειράξει να διαβάσετε online.

2. Αφήστε τα χαρτιά να συσσωρεύονται

Αυτό ισχύει μόνο για έγγραφα που δεν θέλετε (π.χ. ανεπιθύμητη αλληλογραφία) καθώς και αυτά που χρειάζεστε (π.χ. λογαριασμοί.) Όσο περισσότερο περιμένετε να τα χειριστείτε, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα να μην το κάνετε ποτέ, οδηγώντας σε χαμένες πληρωμές ή κουτιά γεμάτη από την αξία των Κυριακών New York Times. Ο ευκολότερος τρόπος διαχείρισης της αλληλογραφίας σας είναι να χειριστείτε τα πάντα μόλις έρθει. Όσον αφορά τα χαρτιά που πρέπει να πετάξετε, κάνετε την ανακύκλωση μιας τακτικής προγραμματισμένης εργασίας, όχι μόνο κάτι που κάνετε όταν τα χαρτιά σας απειλούν να σας θάψουν.

3. Έχοντας ένα άβολο ή ανύπαρκτο σύστημα αρχειοθέτησης

Εάν δεν έχετε χώρο για να αποθηκεύσετε τα χαρτιά που χρειάζεστε και δεν υπάρχει εύκολος τρόπος να πετάξετε αυτά που δεν έχετε, ίσως απλώς τα στοιβάζετε όλα και τα αρχειοθετείτε νοητικά κάτω από "να αντιμετωπιστεί ... κάποια μέρα." Αποφύγετε αυτό με δημιουργώντας ένα σύστημα που λειτουργεί για εσάς, είτε αυτό σημαίνει την απόκτηση ενός γραφείου αρχειοθέτησης παλαιών σχολείων, ενός αξιόπιστου σαρωτή ή ενός τεμαχιστή.

4. Δεν έχετε ένα πακέτο εκκίνησης

Ένα μαξιλάρι εκτόξευσης είναι ένας αποκλειστικός χώρος κοντά στην μπροστινή πόρτα, όπου τα πράγματα που χρειάζεστε κάθε μέρα-κλειδιά, γυαλιά κλπ.-Διατηρούνται όποτε δεν είναι σε χρήση. Ένα μαξιλάρι εκτόξευσης δεν θα βοηθήσει με όλους τους τύπους χαρτιού ακαταστασία, αν και είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι το εξερχόμενο ταχυδρομείο βγαίνει από το σπίτι.

Αυτό που είναι σημαντικό είναι η έννοια του μαξιλαριού εκκίνησης και οι συνήθειες που σας βοηθά να αναπτύξετε.

Ουσιαστικά, ένα μαξιλάρι εκτόξευσης καθιστά εύκολο να κάνει το ίδιο πράγμα με τον ίδιο τρόπο κάθε μέρα. Κρεμάστε τα κλειδιά σας σε ένα συγκεκριμένο σημείο μόλις μπείτε μέσα είναι ο ίδιος τύπος συμπεριφοράς όπως το ρίχνοντας μακριά τα ανεπιθύμητα μηνύματα αμέσως μόλις το αποκτήσετε ή ανοίγοντας σημαντικά μηνύματα εγκαίρως. Όταν σκέφτεστε για άλλες σχετικές καθημερινές εργασίες, όπως τη διαλογή του ταχυδρομείου σας, μπορούν να γίνουν μέρος αυτού του συστήματος.

5. Είναι ασαφής

Αυτό είναι ένα από τα οποία είμαι ένοχος. Εδώ είναι ένα παράδειγμα: Στο φάκελο του αρχείου μου, έχω ένα φάκελο που φέρει την ένδειξη "αυτοκίνητο". Αυτό σημαίνει ότι αν πρέπει να ψάξω για τον τίτλο του αυτοκινήτου μου, πρέπει να περάσω από τις αποδείξεις υπηρεσίας αυτοκινήτου, τα έγγραφα σχετικά με την ασφάλιση αυτοκινήτων, Δεν είμαι πια, και ούτω καθεξής. (Έχω επίσης ένα φάκελο με την ένδειξη "misc." Που είναι μια οργανωτική καταστροφή που περιμένει να συμβεί.)

Κατά την οργάνωση των εγγράφων που πρέπει να κρατήσετε, είναι καλύτερο να είστε εξειδικευμένοι και σαφείς όσο μπορείτε. Παρουσιάζοντας φακέλους με ετικέτες όπως "ασφάλεια αυτοκινήτου", "συντήρηση αυτοκινήτου" και "αυτοκίνητο οικονομικό" θα κάνει με το σύστημα αρχειοθέτησής μου πολύ λιγότερο από μια αγγαρεία.

Μπορείτε επίσης να περιορίσετε ένα μεγάλο μέρος της περίσσειας χαρτιού μαθαίνοντας πόσο καιρό θα πρέπει να φυλάσσετε έγγραφα .

Αν αποθηκεύετε ξεπερασμένα χαρτιά που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ πάλι, τελικά να τα απαλλαγείτε από αυτά, θα μειώσει πολύ την ακαταστασία από τη ζωή σας.