Πώς να οργανώσετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης στο σπίτι σε 7 βήματα

01 από 07

Πώς να ρυθμίσετε ένα αρχείο αρχειοθέτησης + σύστημα αποθήκευσης που θα λειτουργήσει για σας για πάντα

Ο αγώνας είναι πραγματικός: η διαχείριση των χαρτιών και της ακαταστασίας του χαρτιού είναι οι λάκκοι. Γι 'αυτό είναι πολύ σημαντικό να δημιουργήσετε ένα εύκολο, εφικτό σύστημα αρχειοθέτησης στο σπίτι που θα χρησιμοποιήσετε στην πραγματικότητα. Σήμερα, αυτό θα κάνουμε μαζί.

Στόχος

Μάθετε πώς να ρυθμίσετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης στο σπίτι που πραγματικά θα χρησιμοποιήσετε για το υπόλοιπο της ζωής σας. Πρέπει να είναι ευέλικτη για να ανταποκρίνεται στις αλλαγές του τρόπου ζωής και πρέπει να είναι απλή, ώστε να τη διατηρείτε πραγματικά.

Τι χρειάζεστε

• Αρχειοθήκη ή φάκελο αρχείου
• Κρεμαστά αρχεία φακέλων (μου αρέσουν αυτά τα χρωματιστά που φαίνονται παραπάνω)
• Υποστηρικτής αρχείων επιφάνειας εργασίας
• Τεμαχίζων
• Κάδος ανακύκλωσης
• Φάκελοι αρχείων
• Ετικέτα ή στυλό

Συγχρονισμός

Αυτό είναι ένα έργο Σαββατοκύριακου. Δεν σας προτείνουμε να ξεκινήσετε αυτό το βράδυ μετά από μια κουραστική μέρα εργασίας / σχολείο κλπ. Ξεκινήστε το ένα το Σάββατο ή την Κυριακή το πρωί οπλισμένο με ένα φλιτζάνι καφέ ή τσάι και μια στάση ας πάρει αυτή τη δουλειά.

02 του 07

Συγκεντρώστε όλα τα χαρτιά σας μαζί σε ένα σημείο

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία ενός συστήματος αρχειοθέτησης στο σπίτι είναι να διαχειριστείτε όλα τα αρχεία και τα χαρτιά σας στον ίδιο χώρο έτσι ώστε να μπορείτε να ταξινομήσετε, να ανακυκλώσετε και να τεμαχίσετε. Έχοντας τα πάντα σε ένα σημείο έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

1. Θα σας κρατήσει επικεντρωμένο στο έργο στο χέρι. Όταν προσπαθείτε να ολοκληρώστε μια δουλειά που δεν θα σας ενθουσιάσει (όπως η κατάθεση), οποιαδήποτε δικαιολογία για να περιπλανηθείτε και να αρχίσετε σε ένα άλλο νέο έργο. Αν έχετε όλα τα αναλώσιμα (που αναφέρονται εδώ) και όλα τα χαρτιά σας σε ένα μέρος, δεν έχετε καμία δικαιολογία αλλά να σκάψετε.
2. Θα είστε πιο εμπεριστατωμένοι. Κάνοντας μια σάρωση του σπιτιού σας μπροστά σημαίνει ότι δεν θα χρειαστεί να επαναλάβετε την εργασία μερικές εβδομάδες από τώρα που θα βρείτε μια ξεχασμένη στοίβα χαρτιών στο δωμάτιο πλυντηρίων.

Λίγα μέρη για να αναζητήσετε χαρτιά (εκτός από τα προφανή συρτάρια γραφείου σας, αρχειοθήκες και σωρό αλληλογραφίας):

1. Το σαλόνι. Τα χαρτιά τείνουν να συσσωρεύονται στο σαλόνι επειδή συχνά δεν έχουμε μια ιδέα για το τι πρέπει να κάνουμε μαζί τους. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει πάντα να βάζετε χαρτιά που δεν είστε σίγουροι για το τι να κάνετε ακόμα με το ταχυδρομείο μου στο κουτί.
2. Τσάντες . Σακίδια, τσάντες εργασίας, τσάντες χειρός, τσάντες γυμναστικής και βαλίτσες.
3. Η κουζίνα. Οι σωροί χαρτιού έχουν έναν τρόπο να καταλήξουν στην κουζίνα. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η κουζίνα είναι συχνά η πρώτη θέση στην οποία πηγαίνουμε όταν περπατάμε από την πόρτα.

Έτσι, συγκεντρώστε όλα τα χαρτιά σας και στη συνέχεια ...

Επιλέξτε ένα καλό σημείο με μια σκληρή επιφάνεια στην οποία μπορείτε να δημιουργήσετε 5 σωρούς. Αυτό μπορεί να είναι το τραπέζι της κουζίνας, το κρεβάτι στο δωμάτιο του ξενώνα ή το γραφείο σας εάν είναι αρκετά μεγάλο. Αν δεν έχετε αρκετά μεγάλη επιφάνεια, το δάπεδο λειτουργεί επίσης.

Εάν έχετε τόσα χαρτιά, οι σωροί σας μπορούν να ανατραπούν και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε κάδους ή ακόμα κιβώτια από χαρτόνι. Τον χαρακτηρίστε για να τους κρατήσετε χωρισμένους και για να αποφύγετε λάθη - όπως τυχαία πετώντας τις φορολογικές δηλώσεις του περασμένου έτους στο πλαίσιο "ανακύκλωσης".

03 του 07

Ξεχωρίστε τα άρθρα σας σε πέντε κατηγορίες

Τώρα ήρθε η ώρα να κατεβείτε στην επιχείρηση. Θα χρειαστεί να αγγίξετε κάθε χαρτί και να λάβετε μια απόφαση γι 'αυτό.

Κανόνας: Πρέπει να αποφασίσετε για κάθε κομμάτι χαρτιού. Θα πάει σε μία από αυτές τις 5 κατηγορίες:

1. Δράση: Έγγραφα που πρέπει να αναλάβετε δράση και στη συνέχεια να απορρίψετε. Μη μπερδεύετε αυτά με αυτά που αναφέρουμε σε μια κατηγορία παρακάτω ως "Νοικοκυριό". Τα έγγραφα νοικοκυριού κατατίθενται μόνιμα, τα αρχεία δράσης πρόκειται να χρησιμοποιηθούν μία φορά και στη συνέχεια να απορριφθούν.
   Παραδείγματα: προσκλήσεις, εισιτήρια στάθμευσης, υπενθυμίσεις ραντεβού, εργασία στο σπίτι, λογαριασμοί κλπ.

2. Αρχείο: Έγγραφα ή έγγραφα που πρέπει να κρεμάσετε, αλλά δεν χρειάζεται να αναφέρετε ή να χρησιμοποιήσετε περισσότερες από μία φορές ή δύο φορές το χρόνο.
   Παραδείγματα: φορολογικές δηλώσεις, ιατρικά αρχεία, ακαδημαϊκά αρχεία, αποδεικτικά στοιχεία που συμμετείχατε σε καθήκοντα δικαστικών επιμελητών, πράξεις, μισθώσεις, συμβάσεις κ.λπ.

3. Οικιακά: Αυτά είναι χαρτιά που χρησιμοποιείτε για να κρατήσετε το σπίτι σας (και τη ζωή) σε λειτουργία.
   Παραδείγματα: κουπόνια, συνταγές, εγχειρίδια χρήσης, αποδείξεις για τους φόρους αυτού του έτους, έγγραφα για επερχόμενα ταξίδια κ.λπ.

4. Ανακύκλωση: Έγγραφα και έγγραφα που δεν εμπίπτουν σε καμία από τις παραπάνω κατηγορίες και δεν περιέχουν προσωπικές πληροφορίες.
   Παραδείγματα: Μηνύματα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, φύλλα εργασίας από σεμινάριο που δεν ενδιαφέρεστε πλέον, εφημερίδες, περιοδικά, παλιά εργασία που δεν χρειάζεστε, χρησιμοποιημένοι φάκελοι κλπ.

5. Αποκόμματα: Έγγραφα και έγγραφα που δεν εμπίπτουν στις κατηγορίες 1-3 αλλά περιέχουν προσωπικές πληροφορίες ταυτοποίησης.
   Παράδειγμα: Προσφορές πιστωτικών καρτών, παλαιές τραπεζικές δηλώσεις, λογαριασμοί κλπ.

04 του 07

Declutter + Απόρριψη εγγράφων και αρχείων που δεν χρειάζεστε πια

Ο μεγαλύτερος σωρός σας θα ανακυκλωθεί. Ανακυκλώστε πρώτα αυτά - το αντικείμενο εδώ είναι να μειώσετε το ποσό χαρτιού που χειρίζεστε όσο το δυνατόν γρηγορότερα.

Στη συνέχεια, τεμαχίστε τους τεμαχιστές - αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει οτιδήποτε σας προσδιορίζει πέρα ​​από το όνομα και τη διεύθυνσή σας.

Εναλλακτικά, αυτό το Guard Roller ID από το Κατάστημα Container είναι πολύ ακριβό και πολύ πρακτικό για όσους είναι άρρωστοι που έχουν μαρμελάδα τεμαχιστή σας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε απλά να σφραγίζετε τις πληροφορίες ταυτότητας σας και να ανακυκλώνετε τα μηνύματα και τα έγγραφα με προσωπικές πληροφορίες για αυτά αντί για τεμαχισμό.

Τώρα που έχετε πετάξει τα σκουπίδια, ήρθε η ώρα να κατεβείτε στη δημιουργία ενός συστήματος που είναι:

1. Εύκολο στη χρήση, έτσι θα το χρησιμοποιήσετε πραγματικά.
2. Είναι αρκετά ευέλικτο ώστε να προσαρμόζεται στις αλλαγές της ζωής και στα νέα έργα. και,
3. Ασφαλίστε έτσι όταν πρέπει να βρείτε κάτι γρήγορα, μπορείτε να το βρείτε.

Η ομορφιά εδώ είναι ότι μπορείτε να σπάσετε αυτές τις κατηγορίες περαιτέρω ανάλογα με το ποσό του χαρτιού που έρχεται μέσα και έξω από το σπίτι ή το γραφείο σας.

05 του 07

Ρύθμιση αρχείου αρχείου για το σύστημα αρχειοθέτησης στο σπίτι σας

Είναι πολύ εύκολο να αποφασίσετε ποιες εργασίες εγγράφονται στο αρχείο αρχείου σας. Αυτά είναι τα πιο σημαντικά έγγραφα που έχετε στην κατοχή σας. Είναι απόδειξη ότι εσείς και η οικογένειά σας υπάρχουν, πληρώνετε τους φόρους, τα σπίτια και τα αυτοκίνητά σας, αποφοίτησε από το κολέγιο, μπορεί να ταξιδέψει έξω από τη χώρα σας με διαβατήριο ή θεώρηση. Εάν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης ή έχετε περισσότερες από μία ιδιότητες, αυτό το αρχείο θα είναι ακόμη μεγαλύτερο.

Ακολουθεί μια λίστα με τα βασικά στοιχεία που πρέπει να διατηρήσετε σε αυτό το αρχείο:

• επιστροφή φορου
• ιατρικά αρχεία
• ακαδημαϊκά αρχεία
• Απόδειξη ότι υπηρετήσατε καθήκοντα δικαστηρίου
• πράξεις
• μισθώσεις
• συμβάσεις
• διαβατήρια
• τις ίδιες κάρτες ασφαλείας
• απασχόλησης
• βαπτιστικά πιστοποιητικά
• τα έγγραφα ασφάλισης ζωής / συνταξιοδότησης

Αποθηκεύστε αυτά τα έγγραφα σε ένα πλαίσιο αρχείων σε ετικέτες με ετικέτες. Σκεφτείτε να αγοράσετε ένα πυρίμαχο κουτί μόλις αρχίσετε να αποκτάτε περισσότερα "πράγματα" για να είστε ασφαλείς.

κρατήστε τα μυστικά που χρησιμοποιείτε συχνά (μερικές φορές το χρόνο) μπροστά. Ανταπολαύστε την επιθυμία να οργανώσετε υπερβολικά αυτόν τον χώρο, επειδή εάν πάρετε υπερβολικά συγκεκριμένα, κάνει πραγματικά πιο δύσκολο να βρείτε πράγματα όταν πραγματικά, πραγματικά τα χρειάζεστε. Γενικά, αν βυθίζετε στο αρχείο Αρχείου, πραγματικά, χρειάζεστε πραγματικά αυτό το κομμάτι χαρτιού, ώστε να το κάνετε όσο το δυνατόν πιο εύκολο για τον εαυτό σας.

Εδώ είναι οι κατηγορίες μου:

• Ακαδημαϊκός
• Αυτοκίνητο
• Εργασία
• Χρηματοοικονομική
• Υγεία
• ταυτότητα
• ΑΣΦΑΛΙΣΗ
• Ακίνητα

Οργανώστε τα με αλφαβητική σειρά, αλλά κρατήστε το αρχείο ταυτότητας εκ των προτέρων. Αυτό έχει πράγματα όπως το πιστοποιητικό γέννησής σας, το διαβατήριο, την κάρτα κοινωνικής ασφάλισης και το πιστοποιητικό βαπτίσματος. Αυτός είναι επίσης ο τόπος όπου θα πρέπει να διατηρήσετε την άδεια γάμου σας.

Για να φυλάξετε αυτά τα χαρτιά, σκεφτείτε σοβαρά ένα κιβώτιο εγγράφων υψηλής ασφάλειας που σε λιγότερο από $ 50, είναι μια μεγάλη αξία *. Μια άλλη επιλογή είναι το κουτί συνταγών υψηλής ασφάλειας. Αυτός είναι σχεδιασμένος για ιατρικές προμήθειες, αλλά θα μπορούσε εύκολα να κρατήσει πολλά χαρτιά που δεν μπορούν να χάσουν.

Μπορείτε να ρυθμίσετε το δικό σας DIY το δικό σας αρχείο ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το FileSolutions Home Filing System.

* Εάν χάσετε αυτά τα αρχεία, θα καταβάλλετε πολλά, πολύ περισσότερα για να λάβετε αντίγραφα από τους Καταχωρητές, τους Υπάλληλους της Πόλης, τους Ακαδημαϊκούς Ιδρυτές κ.λπ., ώστε τα $ 50 να είναι μια αξιόλογη, έξυπνη επένδυση.

06 του 07

Οργάνωση αρχείου νοικοκυριού

Εδώ είναι ένας καλός κανόνας για το τι θα πρέπει να αποθηκεύσετε στο αρχείο νοικοκυριού σας: Οτιδήποτε μπορεί να χρειαστείτε στο μέλλον, αλλά δεν χρειάζεται να αναλάβετε δράση αυτή τη στιγμή, που δεν ανήκει στο αρχείο αρχείου σας. Χρησιμοποιήστε το δικό σας αρχείο νοικοκυριού (που ονομάζεται Βιβλίο Οικιακής χρήσης) ως παράδειγμα για να έχετε καλύτερη ιδέα για το τι πρέπει να αποθηκεύσετε σε αυτό το αρχείο και τι όχι.

Πρώτα απ 'όλα, αντί για ένα κιβώτιο αρχείων ή ένα δοχείο, δημιούργησα ένα συνδετικό με τμήματα και έπειτα τσέπες για να αποθηκεύσω πράγματα όπως κουπόνια και κάρτες δώρων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το συνδετικό υλικό και να έχετε ενότητες για τα εξής:

• Κουπόνια / Ομίλους
• Δωροκάρτες
• Έγγραφα για επερχόμενα ταξίδια / ταξίδια
• Οι εκπτώσεις που έχω υποβάλει και περιμένω να λάβω το επιταγή μου πίσω
• Έσοδα για είδη μεγάλου εισιτηρίου, όπως μια συσκευή ή ένα μεγάλο έπιπλο
• Έχετε μια τσέπη για όλες τις κάρτες ανταμοιβής σας
• Σημειώσεις και υλικό αναφοράς για επερχόμενα έργα στα οποία εργάζεστε
• Συνταγές *
• Έσοδα για φόρους
• Ασφάλειες αυτοκινήτου / κατοικίας / ενοικιαστή

Θα μπορούσατε πιθανώς μόνο να σαρώσετε τα περισσότερα από αυτά σε ένα λογαριασμό Evernote , αλλά στη συνέχεια, όταν τα χρειάζεστε, θα πρέπει να τα εκτυπώσετε ξανά, ώστε να τα καταθέσετε σε αυτό το σημειωματάριο και να το ονομάσετε το βιβλίο εργασίας οικιακής χρήσης σας.

* Κρατήστε ένα ξεχωριστό αρχείο για τις συνταγές που θέλετε να επιστρέψετε κάποια μέρα, αλλά δεν έχετε.

07 του 07

Ρύθμιση αρχείου δράσης

Το αρχείο δράσης είναι τα έγγραφα που χρειάζεστε για να αναλάβετε δράση και, στη συνέχεια, να τα απορρίψετε. Οποιαδήποτε έγγραφα ή χαρτί που πρέπει να κατατεθούν μόνιμα ή για μεγάλο χρονικό διάστημα (πάνω από ένα μήνα), πιθανότατα ανήκουν στο αρχείο νοικοκυριού σας.

Τα αρχεία ενεργειών είναι:

• Χρησιμοποιείται μία φορά και στη συνέχεια απορρίπτεται. ή,
• Αρχεία που περιμένετε να αναλάβετε δράση.

Χρησιμοποιήστε ένα κουτί για να κρατήσετε αυτά τα χαρτιά, συγκεκριμένα, και συνιστούμε αυτό το κουτί. Επιλέξτε πορτοκαλί επειδή είναι ένα φανταχτερό χρώμα και η σκέψη είναι, θα σας κάνει να περάσετε από το κουτί τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα. Αυτό μπορεί επίσης να διπλασιάζεται καθώς το In Box σας βοηθά στη διαχείριση της αλληλογραφίας .

Ακολουθούν παραδείγματα για το τι πρέπει να διατηρήσετε στο αρχείο ενέργειας:

Εισερχόμενη αλληλογραφία:

• Οτιδήποτε λαμβάνετε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πηγαίνει σε αυτό το αρχείο
• Οποιοδήποτε κομμάτι χαρτιού σας παραδίδει κάποιος ή αρπάζεστε και σπρώχνετε τη τσάντα σας μπαίνει εδώ

Στοιχεία ημερολογίου:

• Προσκλήσεις για επερχόμενες εκδηλώσεις και οποιεσδήποτε οδηγίες ή κάρτες απόκρισης που έρχονται μαζί τους
• Λογαριασμοί πληρωμής και στη συνέχεια τεμαχίστε ή ανακυκλώστε
• Η άδεια υπογράφει
• Υπενθυμίσεις συναντήσεων

Στοιχεία για πληρωμή:

• Πάρκινγκ εισιτήρια για να πληρώσει
• Λογαριασμοί πληρωμής

Είδη που περιμένετε:

• Έσοδα για οτιδήποτε έχετε αγοράσει πρόσφατα σε περίπτωση που αποφασίσετε να επιστρέψετε. Για παράδειγμα, αν πάρετε ένα πακέτο από την Amazon, πετάτε τη συσκευασία σε αυτό το κάδο, σε περίπτωση που τα προϊόντα δεν λειτουργούν και θα πρέπει να τα επιστρέψετε. Το ίδιο ισχύει και για άλλα πακέτα που λαμβάνετε.
• Έσοδα για οτιδήποτε περιμένετε. Για παράδειγμα, αν υποβάλατε ένα νομοσχέδιο στην ασφαλιστική σας εταιρεία και περιμένετε την επιστροφή χρημάτων, αυτό πηγαίνει σε αυτό το αρχείο. Εάν έχετε επιστρέψει κάτι και περιμένετε να εμφανιστεί η επιστροφή χρημάτων στην τραπεζική σας δήλωση ή στον λογαριασμό της πιστωτικής σας κάρτας, θα μεταφερθείτε σε αυτό το πλαίσιο.

Θα μπορούσατε να σπάσετε αυτό το αρχείο σε περισσότερες κατηγορίες, αλλά είναι πιο εύκολο να ρίξετε τα πάντα σε αυτό το κιβώτιο και στη συνέχεια να το περάσετε μία φορά, δύο φορές ή τρεις φορές την εβδομάδα. Σε εκείνο το σημείο μπορείτε να ανακυκλώσετε ή να αποκόψετε οτιδήποτε δεν χρειάζεστε πλέον, να αρχειοθετήσετε οτιδήποτε ανήκει στο Αρχείο ή στο Σπίτι και να δράσετε οτιδήποτε πρέπει να απαντήσετε. Ο στόχος είναι να κρατήσετε το αρχείο αυτό όσο το δυνατόν μικρότερο.

Αλλά ... το τέχνασμα είναι ότι πρέπει να περάσετε από αυτό το αρχείο τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα, κατά προτίμηση πιο συχνά. Προτείνω ιδιαίτερα να προσθέσετε αυτό το καθήκον στην Προσωπική εβδομαδιαία οργάνωση ρουτίνας , με αυτόν τον τρόπο αρχειοθετείτε και αποθηκεύετε ένα σχετικά μικρό αριθμό χαρτιών μία φορά την εβδομάδα και όχι