Πώς να σχεδιάσετε και να οργανώσετε ένα γραφείο ή επιχειρηματική κίνηση

Αν χρειαστεί να μετακινήσετε την επιχείρησή σας , το καλύτερο μέρος για να αρχίσετε να σχεδιάζετε πώς να συσκευάσετε και να μετακινήσετε είναι εδώ. Το κλειδί για μια επιτυχημένη κίνηση είναι η οικοδόμηση ορισμένων συμμαχιών που μπορούν να βοηθήσουν να παρακινήσουν και να συντονίσουν το υπόλοιπο προσωπικό του γραφείου.

Σχεδιάστε την κίνηση

Δημιουργήστε μια χρονική γραμμή που θα επιτρέπει όλα τα απαραίτητα στάδια της μετακίνησής σας. Θα πρέπει να το συζητήσετε με την υπόλοιπη ομάδα σας ή με τους διευθυντές και τους επόπτες, για να διασφαλίσετε ότι είναι εφικτό.

Για ένα μικρό γραφείο, θα χρειαστείτε τουλάχιστον τρεις μήνες για να προετοιμάσετε και για ένα μεσαίο έως μεγάλο γραφείο, τουλάχιστον έξι έως οκτώ μήνες. Το κλειδί είναι να ξεκινήσει το συντομότερο δυνατό.

Το επόμενο βήμα είναι η συλλογή όλων των πληροφοριών σχετικά με το νέο χώρο. Προσπαθήστε να πάρετε σχεδιαγράμματα ή διάταξη δαπέδου έτσι ώστε να μπορείτε να αναγνωρίσετε βασικά εξαρτήματα όπως ηλεκτρικές πρίζες, αποθηκευτικό χώρο κλπ. Και το πιο σημαντικό, για να καθορίσετε τη νέα διάταξη γραφείου. Είναι επίσης καλή ιδέα να έχετε ένα γενικό σχέδιο διάταξης για τον τρέχοντα χώρο σας, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε τα δύο. εάν υπάρχουν περιοχές στο τρέχον γραφείο που δεν λειτουργούν, τα προσδιορίστε ώστε να μπορούν να επιλυθούν στο νέο σας χώρο.

Επίσης, καταγράψτε πιθανά προβλήματα με το νέο χώρο, όπως μικρότερο χώρο υποδοχής ή μικρότερο χώρο αποθήκευσης ή ίσως μεγαλύτερο ανοικτό χώρο που μπορεί να απαιτεί περισσότερους χώρους ή προσωρινούς τοίχους. Μπορεί να χρειαστεί να νοικιάσετε ξυλουργούς ή ζωγράφους εάν χρειάζεται να κατασκευαστούν ή να βαφτούν οι τοίχοι.

Μπορεί να έχει αντιμετωπιστεί όταν αποκτήθηκε ο νέος χώρος, αλλά βεβαιωθείτε ότι δεν χρειάζεται να ολοκληρωθούν άλλες κατασκευές ή καλλυντικές αλλαγές πριν από τη μετακίνηση.

Συγκεντρώστε την ομάδα σας

Για τα μεσαία και μεγάλα γραφεία, διορίστε (ή ζητήστε εθελοντές) κάποιον από κάθε τμήμα ή τμήμα για να συντονίσει τον συγκεκριμένο τομέα.

Θα μπορούσε να ανατεθεί στον επόπτη ή διαχειριστή του τμήματος, ο οποίος μπορεί στη συνέχεια να διασφαλίσει ότι κάθε εργαζόμενος αναλαμβάνει την ευθύνη για τη συσκευασία του γραφείου, των αρχείων και των προσωπικών αντικειμένων. Για μικρότερα γραφεία, μπορεί να είστε μόνοι σας. Αν ναι, προσδιορίστε μερικούς βασικούς ανθρώπους που μπορεί να βοηθήσουν στο συντονισμό της κίνησης.

Η ομάδα σας μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τα τρέχοντα προβλήματα με τον παλαιό χώρο και να δώσετε πιθανές λύσεις για το νέο γραφείο. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος να ενσωματώσετε άλλες απόψεις και να επιτύχετε συναίνεση εν κινήσει, εάν ορισμένοι δεν είναι αρκετά ενθουσιασμένοι με την αλλαγή.

Έχουν τακτικές συναντήσεις

Στο πρόγραμμά σας, ορίστε τακτικές συναντήσεις και βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοι ενημερώνονται για τις λεπτομέρειες των συναντήσεων και για να εξασφαλίσετε ότι όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν για να συσκευάσουν το γραφείο ή το χώρο εργασίας τους . Είναι σημαντικό να ενημερώνεστε όλοι για να περιορίσετε τυχόν ανησυχίες ή ανησυχίες. η κίνηση είναι αγχωτική για όλους όσους εμπλέκονται, ειδικά εάν δεν γνωστοποιούνται αποφάσεις.

Προσδιορίστε τον προϋπολογισμό σας

Εάν διαθέτετε ένα συγκεκριμένο ποσό προϋπολογισμού για την μετακίνησή σας, θα είναι σημαντικό να προσδιορίσετε το κόστος προτού προσλάβετε μετακινητές ή ακόμα και προτού συσκευάσετε το πρώτο κουτί.

Αναθέστε εργασίες

Καλέστε την κινούμενη επιτροπή σας να δημιουργήσει μια λίστα με τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν και βεβαιωθείτε ότι έχουν προστεθεί στο χρονοδιάγραμμα / χρονοδιάγραμμα.

Μπορεί να χρειαστείτε παρόχους ειδικών υπηρεσιών, όπως εγκαταστάτες τηλεφωνικών γραμμών ή ειδικούς δικτύων υπολογιστών. Ζητήστε από κάθε διαχειριστή του τμήματος ή επιβλέποντα τι απαιτείται από την περιοχή του. Βεβαιωθείτε ότι καλύπτονται οι κοινόχρηστοι χώροι, όπως ο χώρος υποδοχής, το λόμπι και οι χώροι αποθήκευσης.

Ένα από τα πιο κρίσιμα καθήκοντα είναι να προσλάβει τους μετακινούμενους . Υπάρχουν κινούμενες εταιρείες που ειδικεύονται στις κινήσεις γραφείων. Απλά βεβαιωθείτε ότι κάνετε την έρευνά σας, ρωτήστε τις σωστές ερωτήσεις και έστειλε την εταιρεία στο γραφείο σας για να αξιολογήσει την κίνηση σας. Όπως κάθε κίνηση των νοικοκυριών, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία είναι αξιόπιστη και ότι λαμβάνετε την καλύτερη υπηρεσία για το κόστος. Αυτό το έργο μπορεί να ανατεθεί σε μερικούς ανθρώπους, καθένας από τους οποίους καλεί συγκεκριμένες εταιρείες στη συνέχεια συγκρίνει σημειώσεις. Ξεκινήστε νωρίς για να βεβαιωθείτε ότι έχετε την καλύτερη δυνατή τιμή.

Δημιουργία λίστας επαφών

Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλοι εσείς συνεργάζεστε, τόσο με προμηθευτές όσο και με πελάτες, γνωρίζετε ότι κινείστε.

Είναι καλή ιδέα να αναθέσετε αυτό το καθήκον σε ένα άτομο που θα επιβλέπει. Η ειδοποίηση πελατών και πελατών απαιτεί συγκεκριμένες επικοινωνίες γύρω από το σημείο στο οποίο κινούμαστε και πώς θα λειτουργήσει η επιχείρηση κατά τη διάρκεια της μετακίνησης. Αυτές οι πληροφορίες είναι απαραίτητες για να διασφαλίσετε ότι οι πελάτες σας δεν πηγαίνουν αλλού για τις υπηρεσίες σας.