Λίστα ελέγχου ειδοποίησης για την κίνηση σας
Η μετακίνηση ενός γραφείου είναι περίπλοκη. Με τόσα πολλά πράγματα να κάνουμε, είναι εύκολο να παραβλέψουμε μικρότερα αλλά ζωτικά καθήκοντα. Για να διατηρήσετε το γραφείο σας σε κίνηση, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο οδηγό λίστας ελέγχου που θα διασφαλίσει ότι δεν παραμένει ανακληθεί τίποτα.
Επίσης, ξεφύγετε από τον εύκολο κατάλογο ελέγχων των βασικών καθηκόντων για να βοηθήσετε το γραφείο σας να κινηθεί.
Ειδοποιήστε τις εταιρείες και τους πελάτες της κίνησης
Ο ακόλουθος λεπτομερής κατάλογος ειδοποιήσεων μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε συνδυασμό με το άρθρο Update Business Information Before You Move.
Χρησιμοποιούμε μαζί, θα διαπιστώσετε ότι έχετε καλύψει όλες τις βάσεις σας.
Θα πρέπει επίσης να ενημερώσετε τους πελάτες σας αν θα κλείσετε καθόλου κατά τη διάρκεια της μετακίνησης ή θα μειώσετε τις ώρες σας. Αυτό θα είναι μια κρίσιμη ειδοποίηση για να διασφαλιστεί ότι οι πελάτες δεν θα απογοητευτούν εάν η πόρτα σας είναι κλειδωμένη. Γνωρίζοντας μπροστά από το χρόνο που θα είστε ανοιχτοί για δουλειές θα σας εξοικονομήσει πολλές τηλεφωνικές κλήσεις και ο πελάτης θα πάει στον ανταγωνιστή σας για υπηρεσία. Με άλλα λόγια, επιτρέψτε στους πελάτες σας να γνωρίζουν το σχέδιό σας για την εξυπηρέτησή τους κατά τη διάρκεια της μετάβασης.
Πελάτες και Πελάτες
Είναι καλή ιδέα να ενημερώσετε την πελατειακή βάση σας για την κίνηση πρώτα, κατά προτίμηση τουλάχιστον ένα μήνα πριν από την κίνηση. Παρέχετε πληροφορίες σχετικά με τη νέα τοποθεσία είτε στέλνοντας μια επίσημη επιστολή είτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με χάρτη που επισυνάπτεται ή επισυνάπτεται σε όλους στη βάση δεδομένων της εταιρείας σας. Ή στην περίπτωση ενός καταστήματος λιανικής πώλησης, τοποθετώντας μια πινακίδα χάρτη και ειδοποίησης στην μπροστινή πόρτα και παρέχοντας ένα μικρό φυλλάδιο με κάθε αγορά.
Δημοσιεύστε τις πληροφορίες στην ιστοσελίδα σας με εύχρηστες οδηγίες και οποιεσδήποτε λεπτομέρειες που θα σας επιτρέψουν να επιστρέψετε οι πελάτες σας. αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει μια "μετακίνηση" ή μια επίσημη έναρξη.
Παροχείς Υπηρεσιών, Προμηθευτές και Κρατικές Υπηρεσίες
Ειδοποιήστε τις υπηρεσίες και τους πωλητές που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας σε τακτική βάση.
Μπορεί να περιλαμβάνει έναν εκτυπωτή, ένα ταχυμεταφορέας, κατάστημα εφοδιασμού γραφείου ή πάροχο υπηρεσιών διαδικτύου.
Τράπεζες και Ασφάλειες
Οι τράπεζες θα χρειαστούν έγκαιρη κοινοποίηση. θα χρειαστεί να αλλάξετε τη διεύθυνση στις επιταγές της εταιρείας, στη συνέχεια να εκτυπώσετε τις επιταγές, να ενημερώσετε τις εταιρείες πιστωτικών καρτών και οποιαδήποτε άλλα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα ή παρόχους υπηρεσιών. Μπορεί να αποφασίσετε ότι η εταιρεία σας θα επωφεληθεί από τη μεταβίβαση λογαριασμών επιχείρησης από μια τράπεζα σε άλλη ή από ένα υποκατάστημα σε άλλο. μιλήστε με τον εκπρόσωπο της τράπεζάς σας σχετικά με τις υπηρεσίες που είναι διαθέσιμες στη νέα τοποθεσία / γειτονιά.
Οι ασφαλιστικές εταιρείες πρέπει επίσης να ενημερώνονται νωρίς. Θα χρειαστεί να αξιολογήσουν το νέο χώρο και να σας προσφέρουν μια νέα εκτίμηση, εάν ισχύει. Αυτός είναι ένας πολύ καλός χρόνος για να μιλήσετε με τον ασφαλιστή σας σχετικά με τη μετακόμιση ασφάλισης και τι θα χρειαστείτε για να διασφαλίσετε ότι το γραφείο σας προστατεύεται.
Αλλαγή μηνυμάτων εισερχόμενου τηλεφώνου
Μαζί με την ενημέρωση των πληροφοριών της εταιρείας και των υλικών μάρκετινγκ, υπάρχουν και άλλοι τρόποι που μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι το κοινό μαθαίνει την επερχόμενη κίνηση. Προσθέστε μια ειδοποίηση στην υπηρεσία αυτόματου τηλεφωνητή / φωνητικού ταχυδρομείου, αναφέροντας την ημερομηνία της μετακίνησης, όπου κινούμαστε και πώς μπορεί να επηρεάσει την υπηρεσία. Παρέχετε επίσης πληροφορίες επικοινωνίας για τους πελάτες που ενδέχεται να έχουν συγκεκριμένες ανησυχίες.
Έχουν οι εργαζόμενοι επίσης να αλλάξουν γραμμή απευθείας γραμμή φωνητικού ταχυδρομείου τους γραφείο με πληροφορίες σχετικά με την κίνηση και τη νέα διεύθυνση. Και πάλι, είναι ένας εύκολος τρόπος να υπενθυμίσουμε τις επαφές της μετακίνησης και να ενημερώσουμε όσους δεν βρίσκονται στη βάση δεδομένων επαφών της αλλαγής.
Αλλαγή της γραμμής υπογραφής σας
Η προσθήκη μιας ειδοποίησης στη γραμμή υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για όλους τους υπαλλήλους διασφαλίζει ότι κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται θα υπενθυμίσει στον παραλήπτη την επερχόμενη κίνηση. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να προσεγγίσετε άτομα που δεν περιλαμβάνονται στην εταιρική λίστα επαφών.
Σφραγίδα εξερχόμενης αλληλογραφίας
Αγοράστε μια κόκκινη σφραγίδα που δηλώνει "Σημείωση νέα διεύθυνση". τα γραμματόσημα μπορούν συνήθως να αγοραστούν σε ένα κατάστημα προμηθειών γραφείου. Αντικαταστήστε το επιστολόχαρτο με σφραγίδα για να βεβαιωθείτε ότι οι παραλήπτες γνωρίζουν την αλλαγή διεύθυνσης Λάβετε υπόψη ότι αυτό το βήμα ειδοποίησης ενδέχεται να μην ισχύει παρά μόνο μετά την ολοκλήρωση της μετακίνησης.
Τηλέφωνο
Αυτό θα πρέπει να είναι το πρώτο βοηθητικό πρόγραμμα που επικοινωνείτε σχετικά με την κίνηση σας. θέλετε να βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας παραμένει ανοικτή κατά τη διάρκεια της κίνησης ή ότι υπάρχει όσο το δυνατόν λιγότερη αναστάτωση. Αφήστε την τηλεφωνική εταιρεία να γνωρίζει πότε είναι η κίνηση και ζητήστε να εγκατασταθούν τα τηλέφωνα και να είναι έτοιμα να λειτουργήσουν στη νέα θέση την ημέρα πριν από την ημερομηνία μετακίνησης, για να διασφαλίσετε ότι το σύστημα θα λειτουργεί και την ημερομηνία μετακίνησης.
Ζητήστε από την εταιρεία να δημιουργήσει ένα σύστημα προώθησης κλήσεων το οποίο θα είναι αποτελεσματικό στην ημέρα της κίνησης σας. Αν η εταιρεία σας αλλάζει αριθμούς τηλεφώνου, τότε ζητήστε να προστεθεί συμβουλευτική στον παλιό σας αριθμό, επιτρέποντας στους καλούντες να γνωρίζουν την αλλαγή του αριθμού τηλεφώνου. Μόλις μετακομίσετε, είναι καλή ιδέα να καλέσετε τον παλιό σας αριθμό για να βεβαιωθείτε ότι υπάρχει η υπηρεσία. Βεβαιωθείτε επίσης ότι ο νέος αριθμός και η διεύθυνση της επιχείρησής σας ενημερώνονται στον επόμενο τηλεφωνικό κατάλογο και στον κατάλογο.
Λογαριασμούς ταχυδρομείου, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κοινωνικών μέσων
Ειδοποιήστε το ταχυδρομείο της κίνησης σας και φροντίστε να προωθήσετε το ταχυδρομείο για λίγους μήνες μετά την κίνηση. Όπως σημειώθηκε προηγουμένως, προσθέστε μια ειδοποίηση κίνησης στις γραμμές υπογραφής των εργαζομένων πριν από τη μετακίνηση και μετά την κίνηση επίσης. μετά την μετακίνηση η υπογραφή πρέπει να ζητήσει από τον παραλήπτη να σημειώσει την αλλαγή της διεύθυνσης και των πληροφοριών επικοινωνίας.
Επίσης, οι τακτικές εταιρείες ταχυμεταφορών που παραλαμβάνουν και αποβίβασαν πρέπει επίσης να ενημερώνονται για την αλλαγή της διεύθυνσης και τυχόν αλλαγές στις υπηρεσίες.