Συμβουλές διαχείρισης εργασιών απ 'ευθείας από τους ειδικούς
Έχετε λοιπόν όλα αυτά τα πράγματα για να τα κάνετε κάθε μέρα και ο κατάλογός σας είναι πλήρης - πώς ξέρετε τι να κάνετε πρώτα, δεύτερο και τρίτο;
Πολύς ο καθένας αισθάνεται σαν να έχουν πάρα πολλά να κάνουν και πολύ λίγο χρόνο για να το κάνουν. Συχνά, αυτό το συναισθηματικό συναίσθημα προέρχεται από την αδυναμία να δοθεί προτεραιότητα σε όλα αυτά τα φαινομενικά πιεστικά καθήκοντα. Εάν αισθάνεστε ότι ο κατάλογος εργασιών σας αυξάνεται περισσότερο από το λεπτό και δεν γνωρίζετε καν από πού να ξεκινήσετε, μπορείτε να προσδιορίσετε, να αξιολογήσετε και να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας.
1. Δημιουργία λίστας
Προτού να προσπαθήσετε να ταξινομήσετε τις υποχρεώσεις σας κατά σειρά σπουδαιότητας, αφιερώστε χρόνο για να συντάξετε μια πλήρη λίστα όσων χρειάζεστε ή θέλετε να πετύχετε. Διαχωρίστε τη λίστα σας σε ενότητες για διαφορετικούς τύπους εργασιών. Αυτές οι κατηγορίες θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν:
Καθημερινές ή εβδομαδιαίες εργασίες
Αυτά είναι καθημερινά "to-dos" που μπορεί να είναι προσωπικά ( σχεδιασμός γεύματος και ψώνια ) ή εργασία (εβδομαδιαία συνάντηση ομάδας). Εάν ακολουθείτε μια καθημερινή ρουτίνα , θα είστε εξοικειωμένοι με αυτά τα καθήκοντα. αν δεν το κάνετε, αυτή είναι μια καλή στιγμή για να δημιουργήσετε ένα. Αυτό που συμπεριλαμβάνετε μπορεί να ποικίλει - μερικοί άνθρωποι δεν θα πρέπει να θυμούνται να ελέγχουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή να αγοράζουν είδη παντοπωλείου, αλλά άλλοι θα εκτιμήσουν τις δομημένες υπενθυμίσεις για να εκτελέσουν συγκεκριμένες ενέργειες σε συγκεκριμένες ώρες ή σε ορισμένες ημέρες.
Εργασίες με προθεσμίες
Αυτά, προφανώς, πρέπει να γίνονται σε συγκεκριμένη ημερομηνία και να απαιτούν εκ των προτέρων προετοιμασία. Παραδείγματα θα μπορούσαν να είναι ένα σχολικό έντυπο το οποίο οφείλεται σε τρεις εβδομάδες ή ένα συμβαλλόμενο μέρος που προγραμματίζετε για έξι μήνες από τώρα.
Αυτά τα είδη καθηκόντων - συχνά αποκαλούμενα έργα - μπορούν αργότερα να κατανεμηθούν σε μικρότερα συστατικά - για παράδειγμα, το "γράψιμο χαρτιού" μπορεί να αναλυθεί σε ανάγνωση των σχετικών βιβλίων, να οργανώσει τις σημειώσεις σας, να γράψει ένα περίγραμμα, να γράψει ένα πρώτο σχέδιο επί.
Επαναλαμβανόμενες εργασίες
Αυτά δεν συμβαίνουν σε καθημερινή ή εβδομαδιαία συχνότητα, αλλά δεν είναι ούτε και εφάπαξ έργα.
Επαναλαμβανόμενες εργασίες θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν ραντεβού οδοντιάτρων ή να κάνουν τους τριμηνιαίους σας φόρους.
Αυτο-κίνητρα, απαραίτητα καθήκοντα
Αυτά είναι καθήκοντα ή έργα που ξέρετε ότι πρέπει να κάνετε, αλλά κανείς δεν πρόκειται να σας κάνει. Αυτά σπάνια, αν έχουν ποτέ, έχουν ενσωματωμένο χρονικό όριο. Σκέψου τη βελτίωση της ιστοσελίδας μικρών επιχειρήσεων ή την εύρεση ενός νέου παρόχου πρωτοβάθμιας περίθαλψης.
Αυτο-κίνητρα, όχι απαραίτητα καθήκοντα
Αυτές είναι οι πιο ευχάριστες δραστηριότητες που παρ 'όλα αυτά τείνουν να πέφτουν από την άκρη του δρόμου καθώς άλλες, πιο προφανώς απαραίτητες αποστολές τους γεμίζουν. Σκεφτείτε την ανάγνωση για την ευχαρίστηση ή την εργασία στα χόμπι.
Κάποιες εργασίες
Αυτά τα καθήκοντα παραμένουν στο κάτω μέρος της λίστας υποχρεώσεων ή στο μυαλό σας, αλλά συνήθως δεν χρειάζεται να γίνονται σύντομα ή ποτέ. Παράδειγμα: ζωγραφίστε τα θερμαντικά σώματα.
2. Οργανώστε τη λίστα σας
Αφού αναφέρετε τα πάντα, μπορείτε να καταλάβετε τι πρέπει να κάνετε πρώτα και να οργανώσετε το πρόγραμμά σας. (Πώς φυσικά το κάνετε αυτό - σε ένα φύλλο χαρτιού, σε έναν προγραμματιστή , σε μια εφαρμογή, σε ένα ηλεκτρονικό ημερολόγιο ή με άλλο τρόπο - δεν έχει σημασία ότι επιλέγετε μια μέθοδο που λειτουργεί για εσάς και που θα χρησιμοποιήσετε.) Ακολουθούν ορισμένα κριτήρια να σκεφτείς για:
Επείγουσα ή σημαντική
Όλες οι εργασίες μπορούν να ταξινομηθούν σε μία από τις τέσσερις κατηγορίες. Τα επείγοντα και σημαντικά καθήκοντα πρέπει να γίνουν πρώτα, το συντομότερο δυνατό. αλλά εάν δεν είναι δυνατόν, το χρονοδιάγραμμά σας πρέπει να περιλαμβάνει επαρκή ευελιξία και επιπλέον χρόνο για να τα φιλοξενήσει όταν εμφανιστούν. τα σημαντικά αλλά όχι επείγοντα καθήκοντα θα πρέπει να προγραμματιστούν αρκετά νωρίς, ώστε να μην γίνουν επείγοντα. τα καθήκοντα που δεν είναι ούτε σημαντικά ούτε επείγοντα μπορούν ενδεχομένως να εξαλειφθούν, αν και αν τα απολαύσετε, θα πρέπει να εργαστούν στο χρονοδιάγραμμά σας έτσι ώστε να μην ξεπεραστούν από πιο απαιτητικές υποχρεώσεις.
Αξιολογήστε την τιμή
Μπορείτε να κρίνετε την αξία μιας εργασίας με διάφορους τρόπους. Κάποιος μπορεί να είναι αν έχουν επηρεαστεί άλλοι άνθρωποι και πόσο σημαντικό είναι για εσάς οι άνθρωποι (η έγκριση του αφεντικού σας και η ευημερία των παιδιών που εξαρτώνται από εσάς είναι πιο σημαντικά από ό, τι λένε οι απόψεις μιας ομάδας ξένων που συμφωνήσατε για να συμμετάσχετε σε μια συνάντηση.) Μπορεί επίσης να αποδώσετε υψηλή αξία στις εργασίες που βλέπετε να αποδίδουν μακροπρόθεσμα ή ότι απλά βρίσκετε ανταμείβοντας.
Μια αναφορά που πιθανώς θα συναντήσετε κατά την ανάγνωση σχετικά με την ιεράρχηση των καθηκόντων είναι ο κανόνας 80-20 ή η αρχή Pareto, όπου αναφέρεται ότι το 80% των αποτελεσμάτων προέρχεται από το 20% των αιτιών. Αυτό μπορεί ή δεν μπορεί να αποδειχθεί αληθινό για σας, αλλά είναι μια καλή υπενθύμιση για να προσδιορίσετε τι πραγματικά περνάτε και ποια από τις προσπάθειές σας αποδίδει.
Χρονισμός και ευελιξία
Ένα λειτουργικό χρονοδιάγραμμα επιτρέπει αλλαγές και αναγνωρίζει χρονικούς περιορισμούς. Να είστε ρεαλιστές κατά την ιεράρχηση και τον προγραμματισμό των ημερών σας. Σε περίπτωση αμφιβολίας, υπερεκτιμήστε το χρόνο που θα λάβει μια δεδομένη εργασία.
Αν απαιτούνται ταυτόχρονα δύο εργασίες, η επιλογή από την οποία θα ξεκινήσετε εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε καλύτερα. Μερικοί άνθρωποι προτιμούν να αποκτήσουν το απλούστερο έργο από το δρόμο να επικεντρωθούν στην πιο περίπλοκη. άλλοι θα αισθάνονται καθησυχασμένοι αν ξεκινήσουν πρώτα από την πιο σκληρή δουλειά και να κάνουν μερικά ή όλα τα πράγματα πριν προχωρήσουν. Θυμηθείτε ότι δεν χρειάζεται να αναλάβετε μια εργασία ή ένα έργο από την αρχή μέχρι το τέλος πριν προχωρήσετε στην επόμενη - εκτός αν βέβαια βρίσκετε να εργάζεστε με αυτόν τον τρόπο, ενισχύει την παραγωγικότητά σας.
Περιορίστε τα καθημερινά σας υποχρεωτικά καθήκοντα σε τρία το πολύ. Η μέρα μπορεί επίσης να περιλαμβάνει μικρότερες εργασίες που είναι πιο ρουτίνα ή λιγότερο σημαντική ή επείγουσα, αλλά η φόρτωση σε μεγάλα καθήκοντα πιθανώς θα οδηγήσει σε άγχος και απογοήτευση.
Θυμηθείτε ότι οι προτεραιότητες μπορούν να αλλάξουν - εάν ο προϊστάμενος σας χρειάζεται να κάνετε κάτι τώρα, η προηγούμενη πρώτη προτεραιότητά σας πιθανότατα θα μειωθεί στο δεύτερο. Αυτός είναι άλλος λόγος για να χτίσετε περισσότερο χρόνο στο πρόγραμμά σας για να επιτρέψετε την ευελιξία.
3. Εργασίες παρτίδας
Οι εργασίες δοσοληψίας είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς και αποτελεσματικούς τρόπους για να επιτύχουμε αυτές τις καθυστερημένες, καθιερωμένες εργασίες. Η διανομή σημαίνει απλά ότι εργάζεστε στον ίδιο τύπο εργασίας ξανά και ξανά πριν μεταβείτε σε κάτι άλλο. Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε τις εργασίες που κάνετε ξανά και ξανά και στη συνέχεια να ρυθμίσετε μια απλή ροή εργασιών για να τις ακολουθήσετε. Στη συνέχεια, αντιμετωπίζετε αυτές τις εργασίες ταυτόχρονα χρησιμοποιώντας αυτήν τη ροή εργασίας.
Η δοσοληψία απαιτεί την ολοκλήρωση παρόμοιων εργασιών που απαιτούν παρόμοιους πόρους σε "παρτίδες" για τη βελτίωση της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας.
- Πληρώστε όλους τους λογαριασμούς σας ταυτόχρονα
- Ανοίξτε όλη την αλληλογραφία σας μία φορά την εβδομάδα και κάντε δράση αντί να την αφήσετε να στοιβάζεται κάθε μέρα και ποτέ να μην φτάνει σε αυτήν
Η δοσοληψία σάς επιτρέπει να εισχωρήσετε σε ένα αυλάκι που κάνει την ίδια εργασία ξανά και ξανά, ώστε να μην χάνετε χρόνο να καθορίσετε οδηγίες ή τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια.
4. Εξαλείψτε τις εργασίες
Μόλις καταχωρίσετε όλες τις εργασίες σας και τα ταξινομήσετε από τα πιο σημαντικά έως τα λιγότερα, θα καταστεί σαφές ποιες εργασίες βρίσκονται στο κάτω μέρος της λίστας. Αυτά μπορεί μερικές φορές να μεταβιβαστούν σε κάποιον άλλο, αλλά αν αυτό δεν είναι δυνατό, πρέπει να αποφασίσετε αν θα προγραμματίσετε χρόνο για αυτούς ή θα τα εξαλείψετε.
Μπορεί να έχετε εργασίες στη λίστα σας που δεν χρειάζεται να κάνετε ή ακόμα και να κάνετε, αλλά αισθανθήκατε πιεσμένοι να προσθέσετε κάποια στιγμή (πηγαίνετε στο γυμναστήριο, παρακολουθήστε μια λέσχη βιβλίων.) Αυτά μπορούν να εξαλειφθούν εξ ολοκλήρου.
Τέλος, είναι δυνατόν απλά να κάνετε πάρα πολλά πράγματα - αν δεν μπορείτε να κάνετε τα πάντα, να αξιολογήσετε το φόρτο εργασίας σας για να διαπιστώσετε εάν χρειάζεστε λίγο περισσότερη πρακτική για να δώσετε προτεραιότητα ή αν πρέπει να πείτε σε κάποιον ότι δεν μπορείτε πλέον να συνεχίσετε συγκεκριμένη εργασία.