Έχετε ξεφύγει από τη συνήθεια να στείλετε ταχυδρομείο σαλιγκαριών και να τονίσω για την απλή πράξη της αντιμετώπισης ενός φακέλου; Αυτό συμβαίνει όταν δεν το έχετε κάνει κάποια στιγμή, αλλά μην αφήστε να σας εμποδίσει να τοποθετήσετε ένα στυλό στο χαρτί και να στείλετε ταχυδρομικά κάτι που απαιτεί σφραγίδα.
Είναι σημαντικό να τοποθετήσετε τις διευθύνσεις του παραλήπτη και του αποστολέα στα σωστά σημεία του φακέλου.
Είτε κάνετε επιχειρήσεις μέσω της ταχυδρομικής υπηρεσίας είτε στέλνοντας κάποιον ένα γράμμα αγάπης , πρέπει να γνωρίζετε τον κατάλληλο τρόπο αντιμετώπισης του φακέλου.
Μερικές φορές πρέπει να στέλνετε αλληλογραφία σε έντυπη μορφή μέσω της αλληλογραφίας. Ενώ στέλνετε μηνύματα και ευχαριστούμε τις σημειώσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει γίνει αποδεκτή, ακόμα καλύτερη εθιμοτυπία είναι να στείλετε μια χειρόγραφη σημείωση.
Απλά βήματα
Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι ευχάριστο να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , αλλά υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε μια παλιομοδίτικη μέθοδο αλληλογραφίας. Είτε στέλνετε μια πρόσκληση , σας ευχαριστούμε σημείωμα ή μια επιστολή, θα πρέπει να συμπεριλάβετε κάποιες βασικές πληροφορίες σχετικά με το φάκελο για να διασφαλίσετε ότι θα φτάσει στον προορισμό του εγκαίρως.
Η αντιμετώπιση ενός φακέλου δεν είναι δύσκολη εάν κατανοήσετε ορισμένα από τα βασικά στοιχεία. Το USPS πρέπει να γνωρίζει τον προορισμό καθώς και από πού προέρχεται το ταχυδρομείο σε περίπτωση που υπάρχει κάποιο πρόβλημα με την παράδοση.
Ο στόχος να υπάρχουν κατευθυντήριες γραμμές για την αντιμετώπιση του φακέλου είναι να διευκολύνουν τις θέσεις εργασίας των ταχυδρομικών εργαζομένων στην παροχή ταχυδρομείου. Εάν είστε πολύ δημιουργικοί, θα επιβραδύνετε τον μεταφορέα και ενδέχεται να διακινδυνεύσετε να επιστρέψετε στην επιστολή σας σε λάθος διεύθυνση.
Αποθηκεύστε τη δημιουργικότητά σας για ό, τι είναι μέσα για χάρη του USPS.
Βεβαιωθείτε επίσης ότι γράφετε με σαφήνεια για να κάνετε τη διεύθυνση εύκολη στην ανάγνωση. Η χρήση γραμματοσειράς ή πλάγιας γραμματοσειράς μπορεί να βλάψει τα μάτια του μεταφορέα.
Γενικές οδηγίες για το αμερικανικό ταχυδρομείο
Τις περισσότερες φορές μπορείτε να αποφύγετε τους γενικούς κανόνες αντιμετώπισης του φακέλου σας, είτε στέλνετε μια επιχειρησιακή επιστολή είτε μια σημείωση ευχαριστίας .
Στην επάνω αριστερή γωνία, θα χρειαστείτε το όνομα του αποστολέα στην επάνω γραμμή, τη διεύθυνση του δρόμου ή το ταχυδρομείο στη δεύτερη γραμμή και την πόλη, την κατάσταση και το φερμουάρ στην τρίτη γραμμή.
Στο κέντρο του φακέλου, τοποθετείτε το όνομα του παραλήπτη στην κορυφαία γραμμή, τη διεύθυνσή του στην επόμενη γραμμή και την πόλη, την κατάσταση και το φερμουάρ στην τρίτη γραμμή - ακριβώς πώς θα γράψετε τις πληροφορίες του αποστολέα . Ωστόσο, μπορεί να χρειαστεί μια επιπλέον γραμμή για το όνομα της εταιρείας ή της μονάδας της διεύθυνσης, όπως ένας αριθμός διαμερίσματος ή σουίτας.
Θα θελήσετε να προσθέσετε τίτλους όπως "Dr." ή "κα" αν γνωρίζετε ότι ο παραλήπτης προτιμά να αντιμετωπιστεί ως τέτοια. Θα πρέπει επίσης να το κάνετε αυτό όταν στέλνετε σε έναν ηλικιωμένο ή κάποιον σε θέση εξουσίας να δείξει σεβασμό.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως όταν μια γυναίκα ζει μόνη της, οι άνθρωποι προτιμούν να μην έχουν τα πλήρη ονόματά τους έξω από ένα φάκελο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα αρχικό, όπως "M. Peabody." Αυτό καθιστά το όνομα λιγότερο ειδικό για το φύλο και μπορεί να δώσει στο άτομο ένα πιο ασφαλές αίσθημα ανωνυμίας.
Εάν ο παραλήπτης διαμένει προσωρινά στο σπίτι κάποιου άλλου ή ανησυχείτε ότι η USPS ενδέχεται να μην παραδώσει το μήνυμα με ένα άγνωστο όνομα, μπορείτε να προσθέσετε μια σημείωση κάτω από το όνομα του παραλήπτη ότι αυτό φροντίζει κάποιον που ζει σε αυτή τη διεύθυνση.
Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "C / O John Smith" στη γραμμή κάτω από το "Mildred Thomas".
Κανόνες επιχειρηματικών επιστολών
Όταν στέλνετε μια επιχειρησιακή επιστολή, θα πρέπει να διατηρείτε επαγγελματική εθιμοτυπία σε όλη τη διαδικασία. Ξεκινήστε με τις γενικές οδηγίες και προσθέστε μερικές ακόμα πληροφορίες.
Μετά το όνομα του παραλήπτη, προσθέστε τη θέση του, όπως "Διευθυντής Marketing". Προσπαθήστε να το κάνετε στην ίδια γραμμή με το όνομα, αλλά αν δεν υπάρχει αρκετός χώρος, μπορείτε να μετακινήσετε τον τίτλο προς την επόμενη γραμμή.
Κάτω από αυτό, προσθέστε το όνομα της εταιρείας, ακολουθούμενο από τη διεύθυνση που αναφέρεται στις γενικές οδηγίες παραπάνω. Εάν δεν είστε σίγουροι για το όνομα του παραλήπτη, μπορείτε να γράψετε "Attn: Director of Marketing".
Mail σε στρατιωτικές εγκαταστάσεις στο εξωτερικό
Όταν στέλνετε μια επιστολή σε κάποιον στρατιωτικό που βρίσκεται στο εξωτερικό, χρησιμοποιήστε τις ίδιες γενικές οδηγίες με μερικές προσθήκες.
Θα θέλετε να προσθέσετε την κατάταξη και το πλήρες όνομα του παραλήπτη. Η μονάδα ή ο αριθμός της μοίρας πρέπει να μετακινηθεί στη δεύτερη γραμμή.
Η επόμενη γραμμή θα πρέπει να περιλαμβάνει APO ή FPO, ανάλογα με το πού βρίσκεται το άτομο, ακολουθούμενο από τη συντομογραφία της περιοχής. Η τελευταία γραμμή πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα ή τη συντομογραφία της χώρας με ανώτατα όρια. Να προσθέτετε πάντα τον πλήρη ταχυδρομικό κώδικα για να βεβαιωθείτε ότι φτάνει στον προορισμό.
Διευθύνετε τους κανόνες για την αποστολή σε άλλες χώρες
Οι γενικοί κανόνες για την αντιμετώπιση ενός φακέλου για ευρωπαϊκούς ή άλλους προορισμούς στο εξωτερικό είναι παρόμοιοι. Ξεκινήστε με το όνομα και τον τίτλο του παραλήπτη στην πρώτη γραμμή, ακολουθούμενη από τη διεύθυνση του δρόμου στη δεύτερη, την πόλη, την επαρχία και την πολιτεία με τον ταχυδρομικό κώδικα στην επόμενη γραμμή. Η τελευταία γραμμή θα πρέπει να έχει το όνομα της χώρας σε όλα τα ανώτατα όρια. Κάτω από τη διεύθυνση επιστροφής σας, θα πρέπει να συμπεριλάβετε τις "ΗΠΑ"