Σημασία της σωστής εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Έχετε ποτέ λάβει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας άφησε να αναρωτιέστε για το άτομο που το έστειλε; Ή χειρότερα, έχετε στείλει ποτέ ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αργότερα λυπηθήκατε;

Το να είσαι στο κατώφλι ενός κακού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σε αφήσει να κουνάσεις το κεφάλι σου και να προσπαθείς να καταλάβεις τι στη γη σκέφτηκε ο άλλος άνθρωπος. Όντας αυτός που το έστειλε μπορεί να καταστρέψει μια άλλη μεγάλη ημέρα και μπορεί να έχει δυσμενείς επιπτώσεις αργότερα.

Η ταχύτητα της αποσύνδεσης ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει κάνει την προτιμώμενη μέθοδο επικοινωνίας. Είτε στέλνετε ένα προσωπικό ή επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η κατάλληλη εθιμοτυπία είναι απαραίτητη για την αποφυγή κακής επικοινωνίας ή δυσάρεστων συναισθημάτων.

Ακολουθήστε το Golden Rule αντιμετωπίζοντας τον παραλήπτη όπως θα θέλατε να αντιμετωπιστεί. Πριν κάνετε κλικ στο κουμπί "αποστολή" σε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πάρτε ένα λεπτό και δώστε του μια επιπλέον ανάγνωση. Η αποτελεσματική χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας φέρει σε θετικό φως με τον προϊστάμενό σας και μπορεί ακόμη και να σας δώσει ένα πλεονέκτημα όταν ήρθε η ώρα για μια προώθηση .

• 01 από 10

  Μην υποθέτετε ιδιωτικότητα

  Λάβετε υπόψη ότι η εταιρεία σας και τα προσωπικά σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να μην είναι ιδιωτικά. Η εταιρεία σας έχει το δικαίωμα να διαβάσει οτιδήποτε αποστέλλεται από το γραφείο, οπότε ποτέ μην γράφετε και αποστέλλετε προσωπικές ή εξαιρετικά ευαίσθητες πληροφορίες από την εργασία. Προσωπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το σπίτι μπορεί να προωθηθεί, οπότε μην βάζετε τίποτα γραπτώς που θα μπορούσε να προκαλέσει κάποιο πρόβλημα αν φτάσει σε λάθος άτομο.

• 02 από 10

  Μείνετε μακριά από προσβλητικά σχόλια

  Αποφύγετε προσβλητικά σχόλια στο email σας. Αυτό περιλαμβάνει ρατσιστικές, σεξιστικές ή αρνητικές παρατηρήσεις σχετικά με κάποιο άλλο άτομο ή εταιρεία. Αν λάβετε ένα προσβλητικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην απαντάτε και μην το προωθήσετε σε κανέναν. Μη χρησιμοποιείτε ποτέ μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να πείτε τίποτα που μπορεί να παρερμηνευθεί εσφαλμένα στον προϊστάμενό σας .

• 03 από 10

  Μην φωνάζετε

  Να θυμάστε ότι όταν πληκτρολογείτε σε όλα τα ανώτατα όρια, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας εμφανίζεται ως φωνάζοντας. Ορισμένοι πιστεύουν ότι διευκολύνει την ανάγνωση του μηνύματός τους, αλλά αυτό δεν συμβαίνει. Χρησιμοποιήστε μια γραμματοσειρά που είναι εύκολη στα μάτια όταν διαβάζεται στα τυποποιημένα γράμματα.

• 04 από 10

  Επεξεργασία των μηνυμάτων σας

  Επεξεργαστείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν τα στείλετε. Χρησιμοποιήστε ορθογραφικό έλεγχο και μεταβείτε σε όλα τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία για να βεβαιωθείτε ότι έχετε την κατάλληλη γραμματική. Πάντα θέλετε να παρουσιάσετε τον εαυτό σας ως επαγγελματία σε αλληλογραφία. Ελέγξτε την προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφού ολοκληρώσετε τη σύνταξή της, για να βεβαιωθείτε ότι το σημείο προορισμού σας έχει περάσει. Η απόρριψη μιας μόνο λέξης μπορεί να αλλάξει την έννοια μιας πρότασης.

• 05 από 10

  Απαντήστε με προσοχή

  Γνωρίστε τον κατάλληλο τρόπο απάντησης στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στον αποστολέα και τους άλλους στους τομείς "προς" και "cc". Απαντήστε το συντομότερο δυνατό και όχι αφήστε το φάκελο "αποθηκευμένο" να γίνει υπερβολικά γεμάτο.

  Αποφύγετε την επιθυμία να χτυπήσετε "απάντηση όλα" προτού να κοιτάξετε για να δείτε ποιος αναγράφεται στην κεφαλίδα. Η απάντησή σας μπορεί να μπερδέψει άλλους στη λίστα ή μπορεί να καταλήξετε να στέλνετε άσκοπες πληροφορίες σε άτομα που δεν γνωρίζετε. Η μόνη φορά που θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "απάντηση όλων" είναι αν είστε βέβαιοι ότι όλοι χρειάζονται τις πληροφορίες που στέλνετε.

• 06 από 10

  Εξοικειωθείτε με τα εργαλεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  Γνωρίστε τα εργαλεία και τους τύπους email. Αυτό περιλαμβάνει τις γραμμές "to", "cc", "bcc" και τις γραμμές θέματος. Ο κύριος παραλήπτης θα πρέπει να βρίσκεται στο πεδίο "προς". Όταν πρέπει να αντιγράψετε κάποιον, κανονικά θα προσθέσετε αυτό το άτομο στο πεδίο "cc" ή "carbon copy". Εάν κάποιος πρέπει να αντιγραφεί χωρίς τους υπόλοιπους χρήστες να λάβουν το ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο, χρησιμοποιήστε το "bcc" ή το τυφλό αντίγραφο του άνθρακα. Αντιγράψτε μόνο ανθρώπους που πρέπει να γνωρίζουν τις πληροφορίες που στέλνετε.

  Ποτέ μην προωθείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτά μπορεί να γίνουν δυσκίνητα και να φράξουν τα κουτιά των ηλεκτρονικών μηνυμάτων των ανθρώπων στο σημείο της ενόχλησης . Δεν θέλετε να γίνετε άτομο που προωθεί μηνύματα που μπορεί να είναι αλήθεια ή όχι.

  Θα πρέπει πάντα να συμπληρώσετε τη γραμμή θέματος για ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που σχετίζεται με την επιχείρηση και προτιμάται στο προσωπικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Κρατήστε τη γραμμή θέματος όσο το δυνατόν πιο σύντομη και έχετε μόνο ένα θέμα ανά αποστολή.

• 07 από 10

  Κρατήστε το σύντομο

  Οι περισσότεροι άνθρωποι προτιμούν τα σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρά τα μακρά, λαϊκά μηνύματα. Εάν είναι δυνατόν, δηλώστε το σημείο σας σε μερικές προτάσεις. Για ένα μακρύτερο μήνυμα ξεκινήστε με μια εισαγωγική παράγραφο αφήνοντας τους ανθρώπους να γνωρίζουν τα βασικά. Εάν έχετε περισσότερα από ένα θέματα, διαχωρίστε το μήνυμά σας σε περισσότερες από μία αποστολές αλληλογραφίας, με ένα θέμα ανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• 08 από 10

  Παρακολουθήστε τον τόνο σας

  Διατηρήστε έναν θετικό τόνο στις επικοινωνίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Θυμηθείτε ότι τα φωνητικά σχόλια μπορεί να συναντηθούν ως μέσο πνεύμα και όχι αστείο. Αποθηκεύστε το σαρκαστικό χιούμορ για φωνητικές επικοινωνίες, ώστε άλλοι να ακούν τον τόνο της φωνής σας. Αυτό περιλαμβάνει επίσης θυμό. Θα πρέπει πάντα να αποφεύγετε να στέλνετε θυμωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ή να διακινδυνεύετε να προσβάλλετε κάποιον με τον οποίο εργάζεστε ή ενδιαφέρεστε.

• 09 από 10

  Χρησιμοποιήστε τις σημαίες προτεραιότητας με διακριτικότητα

  Αν έχετε σημαία υψηλής προτεραιότητας, χρησιμοποιήστε το μόνο όταν είναι απαραίτητο. Η χρήση του πάρα πολύ θα έχει τελικά το αντίθετο αποτέλεσμα που θέλετε και θα στείλετε τα μηνύματά σας στο κάτω μέρος της λίστας προτεραιότητας για τους παραλήπτες.

• 10 από 10

  Υπογράψτε το όνομά σας

  Μην ξεχάσετε να υπογράψετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Οι παραλήπτες μπορεί να ενοχλούνται αν πρέπει να μετακινηθούν προς τα επάνω και να καταλάβουν ποιος τους έστειλε το μήνυμα. Εάν περιμένετε μια απάντηση μέσω τηλεφώνου, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει τον αριθμό, ακόμα κι αν γνωρίζετε ότι το άτομο έχει καταχωρηθεί στο αρχείο. Ο σκοπός του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να εξοικονομήσετε χρόνο και να σταματήσετε αυτό που κάνει θα επιβραδύνει τα πράγματα. Αν έχετε γραμμή υπογραφής, ενημερώστε την με την κατάλληλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τους αριθμούς τηλεφώνου.