Βασική εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένας από τους κύριους τρόπους με τους οποίους οι άνθρωποι στέλνουν γραπτή επικοινωνία τώρα και δεν είναι πιθανό ότι θα αλλάξουν ποτέ. Είναι εύκολο, γρήγορο και δεν απαιτεί σφραγίδα.

Πηγαίνουν τις ημέρες που πρέπει να περιμένετε μια εβδομάδα ή περισσότερο για μια επιστολή ή απάντηση στο ταχυδρομείο. Δεν είναι απαραίτητο να πραγματοποιήσετε εκτάσεις έκτακτης ανάγκης στο ταχυδρομείο για να ζυγίσετε τους φακέλους σας και να σηκώσετε αρκετά γραμματόσημα για λογαριασμούς και επιστολές. Στην πραγματικότητα, πολλοί άνθρωποι ποτέ δεν έστειλαν ούτε ένα φάκελο ούτε έστειλαν επιστολή μέσω του ταχυδρομικού γραφείου των ΗΠΑ.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει γίνει ένας από τους ευκολότερους και ταχύτερους τρόπους επικοινωνίας τόσο προσωπικά όσο και στην επιχείρηση. Αυτό έχει γίνει ένα τέτοιο φαινόμενο που η πάντα αξιόπιστη Ταχυδρομική Υπηρεσία των Ηνωμένων Πολιτειών αγωνίζεται να βρει τρόπους να παραμείνει στην επιχείρηση.

Δεν υπάρχει έκπληξη ότι η εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , συχνά αναφέρεται ως Netiquette, είναι ένα καυτό θέμα για την τρέχουσα κουλτούρα. Τα μηνύματα αποστέλλονται καθημερινά από ένα ευρύ τμήμα του αμερικανικού πληθυσμού. Οι περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να επικοινωνούν με τους υπαλλήλους καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Σχεδόν κάθε νοικοκυριό έχει τουλάχιστον έναν υπολογιστή με πρόσβαση στο διαδίκτυο και μέσα σε αυτά τα νοικοκυριά είναι μαμάδες, μπαμπάδες, παιδιά, έφηβοι και ίσως ακόμη και παππούδες, με όλα ή τα περισσότερα από αυτά να λαμβάνουν και να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ζούμε σε μια μικροκυματική, διαδικτυακή κοινωνία, και κανείς δεν θέλει να πάρει το χρόνο να γράψει μια μακρά επιστολή, ακόμα κι αν είναι τόσο πιο οικεία και προσωπική. Ακόμα υπάρχουν πολλές περιστάσεις στις οποίες το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο λειτουργεί καλύτερα από το ταχυδρομείο σαλιγκαριών.

Εδώ είναι μερικές εθιμοτυπίες dos και don'ts να έχετε κατά νου όταν συντάσσετε σημειώσεις email.

1. Προετοιμάζω. Πριν ξεκινήσετε να πληκτρολογείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε πρόκειται για μια αρχική σημείωση είτε για μια απάντηση, θα πρέπει να αναρωτηθείτε τι είναι αυτό που θέλετε να επικοινωνήσετε. Με λίγα λόγια, ποιος είναι ο σκοπός σας για τη συγγραφή; Αφού ξέρετε, μπορείτε να διαβάσετε το ολοκληρωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν το στείλετε έξω για να βεβαιωθείτε ότι έχετε επιτύχει το στόχο σας. Αν κάνει το βαθμό, τότε στείλτε το. αν το κείμενο είναι συγκεχυμένο, σκληρό ή ασαφές, τότε ίσως πρέπει να ξεκινήσετε πάλι.

1. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΩ. Θυμηθείτε ότι επικοινωνείτε με ένα πραγματικό πρόσωπο που θα λάβει αυτό το μήνυμα. Με αυτό κατά νου, θα πρέπει να απευθυνθείτε στο όνομα με το όνομα και να είστε σεβασμός. Αν αυτή είναι μια απάντηση σε ένα ληφθέν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να απαντήσετε τυχόν ερωτήσεις ή αιτήσεις νωρίς στη σημείωση.
2. Αναπνέω. Όλοι μας είμαστε ένοχοι κάποια στιγμή να χάσουμε την ψυχραιμία μας. Αν λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας ενοχλεί ή σας ενοχλεί, μην απαντάτε σε είδος. Πάρτε τον ψηλό δρόμο και είτε να απαντήσετε μόνο για να βεβαιώσετε την απόδειξη ή να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να απαντήσετε, ώστε να μπορείτε να ηρεμήσετε και να απαντήσετε με ένα καλά σχεδιασμένο μήνυμα. Ποτέ δεν θέλετε να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ή οποιαδήποτε άλλη μορφή επικοινωνίας) με θυμό. Όταν είμαστε θυμωμένοι τείνουμε να πούμε (ή να γράψουμε) πράγματα που είτε δεν εννοούμε είτε δεν χρειάζεται να πούμε. Θυμηθείτε ότι μόλις αποσταλεί το email σας, είναι εκεί έξω για πάντα.
3. Να είστε διαφανείς. Η γραμμή του θέματος σας πρέπει να είναι μια πραγματική αναπαράσταση του γιατί επικοινωνείτε με τον παραλήπτη. Χρησιμοποιήστε φράσεις που σχετίζονται με το θέμα της αλληλογραφίας. Αυτό είναι αλήθεια αν συνθέτετε ένα επαγγελματικό ή προσωπικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Για παράδειγμα, αν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μαμά σας σχετικά με την επίσκεψή της την επόμενη εβδομάδα, η θεματική σας γραμμή θα πρέπει να διαβάσει κάτι σαν "Η επίσκεψή σας".

1. Ερευνα. Εάν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν επιχειρηματικό συνεργάτη, είναι σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε το επώνυμό του και τον τίτλο του. Κάνετε την έρευνα και απευθυνθείτε στον παραλήπτη σωστά. Ο πρόεδρος της εταιρείας θα μπορούσε να απευθυνθεί είτε στον κ. Taylor είτε στον πρόεδρο Taylor.
2. Ορθογραφικός έλεγχος. Η χρήση ορθογραφικού ελέγχου είναι σημαντική όταν επικοινωνείτε εγγράφως. Όταν στέλνετε μια σημείωση γεμάτη από σφάλματα, ανακοινώνει ότι είστε αδέξιος ή ότι δεν δίνετε προσοχή στις λεπτομέρειες. Προσπαθήστε πάντα να τρέχετε τον ορθογραφικό έλεγχο ή να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα που διορθώνει αυτόματα. Και στη συνέχεια να το διαβάσετε ξανά για να βεβαιωθείτε ότι οι λέξεις που θέλετε να χρησιμοποιήσετε δεν διορθώθηκαν αυτόματα σε κάτι διαφορετικό.
3. Διορθώνω τυπογραφικά δοκίμια. Θα πρέπει να πάρετε τα επιπλέον λίγα δευτερόλεπτα ή λεπτά που είναι απαραίτητα για να κάνετε μια γρήγορη διόρθωση οποιουδήποτε email που σκοπεύετε να στείλετε. Πάρτε αυτή τη φορά για να επεξεργαστείτε τυχόν αδέξιες προτάσεις ή να τοποθετήσετε τυχόν σημεία στίξης που λείπουν.

1. Παρακολουθήστε για τον τόνο. Μερικές φορές ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να αποβεί διαφορετικό από τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύατε. Ο τόνος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι πολύ σημαντικός και είναι εξίσου σημαντικός με το μήνυμά σας. Επειδή πρόκειται για γραπτή επικοινωνία, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο τόνος σας είναι ευχάριστος και ότι είναι μια πραγματική αναπαράσταση του τι θέλετε να πείτε. Θυμηθείτε ότι ο παραλήπτης σας δεν μπορεί να ακούσει το χτύπημα στη φωνή σας ή να δείτε το χαμόγελο στο πρόσωπό σας. Αν δεν θέλετε να προλάβετε όλα όσα γράφετε, θα πρέπει να αποφύγετε οποιαδήποτε γλώσσα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορεί να παρερμηνευτεί με οποιονδήποτε τρόπο.
2. Να είναι σύντομη και γλυκιά. Προσπαθήστε να μην γράψετε ένα μυθιστόρημα όταν στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Οι περισσότεροι άνθρωποι πραγματικά δεν θέλουν να διαβάσουν τόσο πολύ σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι απαραίτητα μακρύ, προσπαθήστε να βοηθήσετε τον παραλήπτη, επισημαίνοντας τις βασικές έννοιες, χρησιμοποιώντας σημεία με κουκκίδες ή συνοψίζοντας το θέμα στην αρχική παράγραφο.
3. Επικοινωνήστε καλά. Δεν θέλετε να συγχέετε τον αναγνώστη σας, οπότε αφιερώστε χρόνο για να είστε σαφής και συνοπτικός στο γράψιμό σας. Εάν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φίλο, μπορείτε να είστε πιο casual στο στυλ γραφής σας. Ωστόσο, εάν πρόκειται για επιχειρηματική επικοινωνία , χρησιμοποιήστε τη σωστή γραμματική και αποφύγετε τη χρήση συμβόλων ή emojis που σας κάνουν να εμφανίζεστε λιγότερο επαγγελματικά.

Η επικοινωνία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πολύ δημοφιλής. Πάρτε το χρόνο να ασχοληθείτε με το χρυσό κανόνα, και θα πάμε πολύ μακριά προς το να είναι μια γυαλισμένη netiquette pro.

Επεξεργασμένο από τον Debby Mayne